Что такое факсимиле? Использование факсимиле.

Что такое факсимиле? Ответ на этот вопрос кроется уже в определении. Согласно переводу с латинского языка факсимиле – отпечаток либо снимок, сделанный с руки или снятый с письма. Если задаться вопросом, что такое факсимиле в современном понимании, то здесь речь идет об оттиске рукописной подписи или, как принято его называть, клише. Не секрет, что изготовления подобного клише максимально упрощает не только жизнь обладателя востребованной подписи, как правило, каковым является вечно занятый руководитель, но и тех, кто в его подписи нуждается ежедневно.
Использование факсимиле регулируется не только правовыми отношениями и степенью урбанизации компании, но и Гражданским кодексом РФ, в котором прописаны основные аспекты и обстоятельства, на которые возможность использования оттиска подписи распространяется. Если в статье 160 ч. 2 ГК РФ, которая именуется, как «Письменная форма сделки» говорится, что если при совершении сделок используются факсимильные воспроизведения или подписи, с помощью механических средств, а также любых других видов копирования, таких как электронно-цифровые подписи или собственноручные подписи, допускается в тех случаях и в порядках, которые предусмотренные законом и другими правовыми актами , при соглашении обоих сторон», то на основании пункта 3 статьи второй ГК РФ, где речь идет об имущественных отношениях, в основе которых лежит подчинение сторон по средствам административной, либо другой формой властного подчинения, включая налоговые, финансовые либо административные отношения, гражданское законодательство уже не применяется.
О необходимости постановки подписи собственноручно на документах первичной отчетности лицом, имеющим на то все полномочия, прописанные трудовым договором или уставом предприятия либо другими документами, имеющими правовую силу, говорится в Федеральном Законе "О бухгалтерском учете", где пп. "ж" пункта второго, статьи девятой.
Учитывая рассмотренные выше правовые акты, можно подытожить то, что применять факсимиле можно лишь в тех разделах документооборота, подписание который не предусматривает возложение материальной ответственности на лицо, подпись которого воспроизведена механическим способом. Следовательно, ввиду того, что опасность ошибочной постановки факсимиле на документах, имеющих материальную ценность, существует (человеческий фактор еще никто не отменял), необходимо ее использование сделать максимально безопасным. Очень часто в таких случаях составляются подробные инструкции по использованию факсимиле с изложением четкого перечня документов, на которых оттиск подписи может быть применен. Создавая инструкцию по применению и работе с факсимиле, необходимо осветить следующие пункты:
1. Изложить подробно, что такое факсимиле, и в каких случаях оно применимо.
2. Данные сотрудника, ответственного за сохранность оттиска.
3. Составить круг лиц, имеющих право воспользоваться факсимиле в случае необходимости.
4. Вложить контрольный образец существующего оттиска подписи.
Размещать факсимиле специалисты советуют на автоматической оснастке. Как показывает практика, оттиск, выполненный таким способом, отличается четкостью и равномерностью нанесения. Если Вы имеете еще весьма смутное представление о том, что такое факсимиле, то выбрав красконаполненную технологию в качестве основы для будущего оттиска, Вы сможете долгое время его использовать без дополнительных расходов на дозаправку. Если же использование факсимиле планируется в окружении работающих сотрудников, то шум от автоматической оснастки при каждом оттиске, возможно, будет нарушать концентрированность окружающих на важной работе.
Для того, чтобы заказать изготовления факсимиле сегодня достаточно разместить заказ на страницах интернета, приложив отсканированный с разрешением не менее 300 dpi файл в формате jpg или gif, где подпись находится в масштабе 1:1, т.е. в натуральную величину. Стоит запомнить нехитрые правила подготовки файла, на основе которого подпись будет обрисована в качестве клише:
1. Не нужно сканировать файл с применением более высокого разрешения, на качестве это не отразиться, поскольку дизайнер все равно будет обрисовывать подпись полностью, но «вес» файла значительно увеличится.
2. Изменять установленные по умолчанию геометрические размеры полученного изображения
3. Присылать форматы и расширения, не указанные в списке требуемых.
Оформляя заказ на изготовление факсимиле, уточните следующую информацию:
1. Дату получения готового факсимиле
2. Предпочтение к оснастке факсимиле
3. Какая дополнительная продукция Вам необходима
4. Контактные данные и данные лица, оформившего заказ